Provincia di Lecce
Assessorato ai Servizi Informatici
   

MIGLIORAMENTI FUNZIONALI/ORGANIZZATIVI.

1. Miglioramenti funzionali e organizzativi.
Il cambiamento fondamentale che si registrerà è quello che gli Enti non lavoreranno più con la logica istituzionale ma con la logica del servizio e del processo integrato. A livello di territorio le organizzazioni tenderanno a far lavorare in modo integrato tutti quegli uffici che interagiscono sullo stesso processo e che ha come finalizzazione il cliente finale (cittadino o impresa). Nel caso specifico, avendo scelto il tema del lavoro come argomento centrale sia per l’integrazione degli Enti che come servizio fondamentale per i suddetti clienti, è giocoforza che il miglioramento funzionale indotto da tale scelta sarà l’accorciamento e la qualificazione del circuito organizzativo che presidia l’occupazione e la semplificazione dei processi di interscambio tra spezzoni che la divisione del lavoro tra Enti ha assegnato a ciascuno di essi. Per il SUAP gli enti che troveranno una maggiore integrazione attraverso la rete, saranno quelli che presidiano il processo autorizzatorio per le imprese (Comuni, VV.FF., ASL, Sopraintendenze, Provincia Regione, etc.). Per l’URP gli enti che troveranno una maggiore integrazione saranno quelli che intervengono sugli eventi della vita lavorativa (Scuola, ASL, Centri per l’Impiego, INPS, INAIL, centri di formazione professionale, etc.).

 
2. L'analisi dell'impatto organizzativo derivante dall'attuazione del progetto.
L’impatto sull’organizzazione e sul sistema delle competenze, sia istituzionali che professionali, sarà evidente, in quanto si tenderà ad anonimizzare il rapporto tra cittadino fruitore del servizio ed ente/persona erogatore e si tenderà a localizzare i produttori del servizio amministrativo e le strutture di supporto informatico in aree centrali seguendo logiche di economie di scala e convenienze di interoperabilità applicativa. In sostanza il modello che si sperimenterà è quello che concentrerà in un punto remoto, probabilmente nelle città capoluogo inizialmente, ma poi anche in una zona qualunque centrale alle tre aree provinciali, una struttura di governo della rete, dei contenuti informativi e dei processi amministrativi che corrono tra gli Enti diversi grazie ad essa, per servire al cittadino o all’impresa che in un punto qualunque del territorio o del mondo da cui essi vi accedano. E’ vero che tale disegno sarà realizzato in un tempo sufficientemente lungo e che nel breve periodo si dovrà attrezzare sia il sistema tradizionale che il sistema innovativo ma è anche vero che bisognerà organizzare una struttura che governi e protegga l’innovazione e un’altra che continui a presidiare le strutture e i processi tradizionali. Quello che si vuole affermare è che l’impatto organizzativo lo si avrà immediatamente sul fronte della gestione dell’innovazione perché si dovranno prevedere delle risorse e delle responsabilità necessarie a strutturare il sistema futuro e a farlo permeare all’interno del sistema tradizionale. Già questo cambierà il sistema organizzativo preesistente perché gli Enti non sono abituati a formalizzare strutture per la sola gestione del cambiamento. Poi si metterà mano all’organizzazione funzionale in linea con la creazione e la messa in esercizio dei Centri Servizio e degli sportelli on line sulla rete. Essa dovrà progressivamente lasciare il passo ad un’organizzazione per servizio/cliente o per processo/progetto. Le strutture periferiche verranno sottratte del back office che corrisponde al know how centrale delle attuali organizzazioni pubbliche in quanto esso sarà progressivamente centralizzato o confluirà nei data base e si svilupperà invece il front-office, pure se in modo diverso, e si amplierà l’attenzione strategica rivolta allo sviluppo e alla cooperazione interistituzionale. Con il SUAP on line ad esempio si andrà verso la costruzione in un solo punto della responsabilità dell’intero processo, lasciando a livello territoriale un’interfaccia consulente per soddisfare i bisogni delle imprese. In questo caso ci si immagina la costituzione di un centro di servizio amministrativo e un centro di servizio tecnologico. Il primo costituisce il back office di tipo amministrativo per dare risposte celeri e competenti alle imprese e il secondo costituisce un ambiente che accoglie le infrastrutture tecnologiche e da supporto ai Comuni per l’implementazione del sistema tecnologico in dotazione. Da questo punto di vista si suppone di riunire fin da subito in un solo centro servizi amministrativo i migliori tecnici amministrativi utili per la gestione dei processi autorizzatori dando loro il compito di ripensare ai processi autorizzativi più efficaci ed efficienti e standardizzarli nella versione territoriale corretta. In questo senso si evita di ricostruire i processi area per area , Comune per Comune e impiegare molto tempo nella reingegnerizzazione dei processi per area. Un esempio di tale genere esiste già perché il SUTAP di Brindisi, costituito dai tecnici di tutti i comuni coinvolti nell’Associazione, che si riunisce con cadenza programmata e risolve i problemi comuni, già costituisce una esperienza dimostrativa di tale disegno.
Naturalmente questo significa che i diversi settori funzionali dei diversi Comuni tenderanno a svuotarsi progressivamente soprattutto sul versante operativo, mentre crescerà il settore informatico pur se in una prospettiva di servizio comune.


3. Le metodologie di reingenerizzazione dei processi e di gestione dei flussi di lavoro (workflow management) che si intendono utilizzare.
La metodologia a cui ci si riferirà per l’ottimizzazione dei flussi di lavoro nel tentativo di razionalizzare e ottimizzare le prassi in uso verrà utilizzata dai gruppi di lavoro che la metodologia della formazione-intervento metterà in moto. Essa combina la scelta strategica e le best practice come sollecitazione per il cambiamento e la progettualità interistituzionale e la comunicazione del miglioramento per alimentare i salti organizzativi e sviluppare la condivisione delle scelte innovative. La fortuna vuole che due aree su tre (la Provincia di Lecce e i Comuni della Provincia di Lecce con lo stesso comune capoluogo, i comuni della Provincia di Brindisi) e all’epoca dell’avvio del progetto di e-Government anche la terza (la provincia di Taranto) abbiano già sperimentato questo metodo e conoscano le modalità con cui usarla proprio sull’innovazione dei servizi che il progetto intende implementare. Per ciò che riguarda i flussi di lavoro, ci si riferirà ai supporti informatici per la gestione documentale e per il monitoraggio dei tempi di flusso. Il centro dei servizi amministrativi opererà fin dalla sua costituzione per ottimizzare tutti i procedimenti e per razionalizzare e standardizzare le pratiche operative.
Anzi questa metodologia verrà essa stessa implementata dall’uso che se ne farà in questo progetto e si conta di consolidarla al punto tale da renderla un prodotto da offrire al Paese per il riuso. In parte questa metodologia ha già questi caratteri e in tal senso è stata premiata con Cento Progetti al Forum della P.A., ma in questo caso essa sarà caratterizzata in relazione all’uso che se ne fa per sviluppare una innovazione ad alto tasso di innovazione tecnologica. L’Istituto di Ricerca sulla Formazione- Intervento di Roma ha già annunciato che ne seguirà lo sviluppo e si adopererà per pubblicizzarne gli esiti.